WINNERS FIND A WAY – DIE STORY ZU #BUNKERZ

Wie man ein Event in 3 Tagen auf die Beine stellt

28. Mai 2018

Das war´s liebe Dreamers & Doers! BunkerZ #2 ist Geschichte. Wir möchten uns an dieser Stelle ein weiteres Mal für das unglaublich positive Feedback bedanken! Und natürlich bei jeder Person, die ein Teil dieses einzigartigen Abends war. Was bisher jedoch nur der engere Kreis unserer TrueYou-Familie wusste: Im Vorfeld des Events lief nicht immer alles so reibungslos und perfekt wie es am vergangenen Samstag vielleicht wirkte. Wir wurden mit teilweise unüberwindbar scheinenden Komplikationen konfrontiert, die wir durch unglaubliches Teamwork dennoch gemeistert haben.

WORST CASE SCENARIO – WAS TUN?

Die wohl größte Herausforderung des Events war definitiv ein Locationwechsel. Einige, die im Bereich der Event-Organisation bereits erste Erfahrungen gesammelt haben, werden wissen, dass ein Event aus diversen Gründen nicht immer in der ursprünglich geplanten Location stattfindet. So weit, so unspektakulär. Doch was tun, wenn man drei Tage vor dem Event ohne Location dasteht? Genau das ist uns nämlich im Vorfeld von BunkerZ passiert! Denn das BunkerZ hätte ursprünglich in einer ganz anderen Location stattfinden sollen. Aus einer Vielzahl an Gründen zogen sich die Verhandlungen jedoch unglaublich in die Länge, bis wir am Mittwoch, also drei Tage vor BunkerZ, dann endgültig die Gewissheit hatten: Ende der Verhandlungen. Abbruch. Und keinen ausgereiften Plan B. Sprich, keine gleichwertige Location in der Hinterhand.

Wir fühlten uns alle irgendwie leer. Damit hatte keiner gerechnet. Aber aufgeben? Das war zu keinem Zeitpunkt eine Option, für niemanden aus dem Team! Zugegeben, wir sind gezwungener Maßen auch ein Szenario einer möglichen Absage und/oder Verschiebung des Events durchgegangen. Allen aus dem Team war jedoch schnell klar: Das darf kein Grund sein, um BunkerZ abzusagen! Wir waren es unseren Gästen und auch unseren Partnern schuldig, ein geiles Event auf die Beine zu stellen! Ohne Verschiebung! Ohne Kompromisse!

3 Tage Krisenmanagement

Wie haben wir es nun geschafft, trotz dieser Ausnahmesituation einen gelungenen Abend für alle Beteiligten auf die Beine zu stellen? Wir predigen ja regelmäßig, wie wichtig es ist, ein weitläufiges und gefestigtes Netzwerk um sich zu haben. Das hat sich in dieser Situation wieder einmal bewahrheitet! Denn wir klapperten den gesamten Bekanntenkreis ab, und sind dann nach einigen Gesprächen auf Reifen Lubo, eine Reifenwerkstatt im 23. Bezirk und schlussendlich die Location von BunkerZ #2, aufmerksam geworden. Nachdem sich der Besitzer freundlicherweise dazu bereit erklärte, sein Gelände zur Verfügung zu stellen, wurden sämtliche Partner über den kurzfristigen Locationwechsel informiert.

An dieser Stelle möchten wir uns ein weiteres Mal ganz besonders bei 8DaysAWeek bedanken, die sich im Auftrag von JBL um die großartige Licht- und Soundkulisse gekümmert haben. Denn bereits Wochen vor dem Event haben extra angereiste Techniker die ursprüngliche Event-Location besichtigt und sich ein Konzept für den Abend überlegt. Dieses Konzept wurde durch die spontane Location-Änderung logischerweise komplett über den Haufen geworfen und musste innerhalb kürzester Zeit von Grund auf neu gestaltet werden. Was deren Team in nur zwei Tagen auf die Beine gestellt hat ist wirklich bemerkenswert!

Team-Building der besonderen Art

Wie man sich denken kann, herrschte in den folgenden Tagen bis zum Event absoluter Ausnahmezustand in unserem Team. Jeder hat 110% gegeben, um den Gästen ein einzigartiges Erlebnis zu bieten. Dieser Ausnahmezustand ließ uns als Team noch einmal ein Stück näher zusammenrücken. Oft sind es Situationen wie diese die zeigen, wie kompatibel ein Team ist und wie effizient es auch unter Stress zusammenarbeiten kann. Es gab Momente, in denen wirklich jeder Handgriff sitzen musste, in denen die Kommunikation on point sein musste, kurz gesagt, in denen einfach keine Zeit und kein Platz für Fehler war. Und unser gesamtes Team hat unglaublich performt. Danke an jede und jeden Einzelnen unserer TrueYou-Family!

Das war´s! BunkerZ #2 ist Geschichte. Wir blicken bereits in die Zukunft und sind bereit für neue Herausforderungen! Denn was auch immer passiert: Winners find a way!

Keep on dreaming. Keep on doing.

 Ilja & Pedram

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Pedram & Ilja

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Die studierten Kommunikationsprofis und Unternehmensgründer gehen ihrer Leidenschaft für Marketing & Sales sowie Mindset & Leadership als Founder, Blogger, Manager, Speaker & Autoren täglich nach.

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